只要每天 5 分钟 ╳ 4 条线!日本顶尖人士用的「PDCA 笔记术」帮你杜绝瞎忙、缩短工时、解决难题-大和小站
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《VO》导读:

PDCA 指的是在职场上大家都很熟悉的 Plan(计画)→Do(执行)→Check(检核)→Action(改善行动),不论是工作还是自我成长,每次只要 5-10 分钟善用「PDCA 笔记术」,就能让事情就会越变越好。

(责任编辑:戴相文)

文/冈村拓朗

PDCA 笔记的填写方法,第一步先在笔记本上画出四条线吧!

首先,先拿出 A4 笔记本,若是像大学笔记本那样左右翻页的横线笔记,就横放使用。接着,请从离顶端约三到五公分的地方,画出一条横线,下方则以三条直线分成四等分。

在最上方写下做为终点的标题或题目。做什么的 PDCA?是什么时候的 PDCA?请加上一个能一目了然的标题。若是今天一整天的 PDCA,就不要只写「20XX 年,○月△日」之类的日期,而要加入你的期望,例如:

「今天要成为怎样的一天?」

「想达成什么样的目标?」

若是工作的专案 PDCA,就写上该项专案的名称以及想达成的目标图象。

现在你的笔记上应该已经有了用三条直线分割出来的四个栏位(框架)。请从左边开始,依序将「P」、「D」、「C」、「A」写在各栏位的最上方,做成标签。而为了不要与其他填写内容混在一起,可用四方形框起来,比较容易分辨。

当然如果已经习惯了就不需要特别标明,不过在刚开始的时候,写出来会比较好,因为在填写内容的时候会比较容易,之后再重新确认的时候,也能立刻知道是哪个栏位,所以我还是建议要写出 PDCA 的标签。

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因为加上标签也是一种框架力。到这里,PDCA 笔记的基本框架就完成了。

PDCA笔记有多种类型

接下来,我们就来试写各种类型的 PDCA 笔记吧。虽然都统称 PDCA 笔记,但其实包含了各种类型,例如:

  • 纪录一整天活动的 每日 PDCA笔记
  • 为了达成目标的 目标导向 PDCA笔记
  • 专案计画用的 专案计画 PDCA笔记

其他还有减肥用的 PDCA 笔记、养成运动习惯的 PDCA 笔记等。或是想改掉自己的缺点,获得理想人生这类的 PDCA 笔记也很不错。

只是,所有类型的基础都是「每日的 PDCA 笔记」。因此接下来,我将说明「每日 PDCA 笔记」的填写方法。

「P」计画:以自己的安排为最优先

那么,首先来介绍怎么填写「P 计画」的内容。

1 在 P栏位写上时间轴

2 从手帐中抄写今日的预定行程

3 若有手帐中没写 但临时想到的项目也加上去

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工作进行时,基本上是以一个小时为时间单位,两小时或是九十分钟当然也没问题,请依你平常习惯的时间单位制作时间轴。可以从早上六点填到晚上十二点,但若想把管理的范围限制在工作时间,就写早上九点到晚上六点。

这个时间轴本身也是一种框架,例如明明想早起做些什么事,若是时间轴延续到凌晨两点,就会对到深夜为止的时间使用做出安排,结果可能会因熬夜而导致无法早起,所以一定要多加留意。

其次,是要从手帐中抄写预定或会议等今日的预定行程。

诀窍在于「一定要从自己的安排写起」。

计画的基本就是要以自己想做的事为最优先, 如果把被交办的工作——也就是上司或或客户的预定——放在第一位的话,将永远无法达成自己的梦想与目标 。在这之前,每当被问到「今晚有约吗?」你是不是常会回答「没有安排」呢?

预定不是只限于和别人的约定。你之前的「预定」,是不是都只有喝酒聚会、高尔夫、和朋友出去玩等与他人的约会呢?

从今天起,请加入「自己的安排(预定)」。正是因为想运用 PDCA 达成目标,才更应该把自己的安排摆在第一位。

先决定好「开始」与「结束」时间

然后,不论是哪个预定行程,都先决定好「开始时间」与「结束时间」,也要趁早安排发生问题时可以应对的缓冲时间。

另外,手帐中没写的「行动」,只要想到了就写进去。在手帐中比较常记载的应该多半为与其他人开会或见面的约定,比较少写到「前往○○」、「制作○○资料」等项目,不过这些在某个时间带会发生的事,也最好都写下来。

这就是每天一开始要写的「P 计画」。

或许会有人觉得「从手帐把当天的预定抄在计画框架中还真是麻烦啊……」。但是只要做过就知道,在笔记本上画线,在开头写上今天的主题,再从手帐中抄写当天的预定,其实花不到五分钟。

反而可借此重新确认一天的行程安排,并能做出修正,可谓一举两得。

想学整套的《让自己快速进化的 PDCA 笔记术》

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